Update: Die Anmeldung ist abgeschlossen, alle Teilnehmika sollten bereits eine Mail über den entsprechenden Verteiler erhalten haben. Wir freuen uns auf euch!

Es ist soweit, die Anmeldung für die ZaPF in Würzburg ist eröffnet! Hier findet ihr alles Notwendige, Wissenswerte und anderweitig Interessante, um euch einen sicheren Weg durch das Anmeldesystem zu ermöglichen.

Das Anmeldesystem ist das altbekannte System des TOPFes. Dort erstellt sich jeder, der gerne an der ZaPF teilnehmen möchte, einen persönlichen Account und füllt das Anmeldeformular aus. Wer bereits für eine der früheren ZaPFen einen Account erstellt hat, kann diesen wiederverwenden. Per Post erhält jede Fachschaft eine Einladung mit einem Token, über das sie auf eine Übersichtsseite zugreifen kann. Dort sind alle Anmeldungen für diese Uni einsehbar, müssen bestätigt werden und können dann in einer Reihenfolge angeordnet werden.

Sollte eure Fachschaft bis zum 01.10. noch keine Einladung erhalten haben, meldet euch bitte bei uns unter anmeldung[at]wuerzburg18.de.

Aus logistischen Gründen können wir leider nur eine endliche Menge an Teilnehmer*innen bei uns aufnehmen. Darum bekommt jede Fachschaft ein Kontingent von drei sicheren Plätzen – die ersten drei Anmeldungen in eurer Reihenfolge sind also garantiert dabei. Nach dem Anmeldeschluss werden dann die weiteren Plätze gleichmäßig auf alle Fachschaften verteilt, die mehr als drei Menschen mitnehmen möchte.
Die Mitglieder der Gremien der ZaPF (StAPF, TOPF, KommGrem und Vorstand des ZaPF e.V. inkl. Kassenprüfer) erhalten außerhalb des Kontingents ihrer Fachschaft sichere Plätze. Wenn ihr einem dieser Gremien angehört, wird euer Platz nach der Anmeldung automatisch zusätzlich verbucht.

Die Anmeldung schließt am 19.10.2018. Danach erfahrt ihr, wie viele Plätze eure Fachschaft bekommt, und habt noch bis zum 24.10.2018 Zeit, die Reihenfolge eurer angemeldeten Personen zu ändern.

Für Alumni, alte Säcke oder sich anderweitig bezeichnende ehemalige Fachschaftler*innen, die gerne an unserer ZaPF teilnehmen möchten, gelten gesonderte Regelungen für die Anmeldung: Da wir euch leider keinen Schlafplatz zur Verfügung stellen können, müsst ihr euch selbst um eine Unterkunft kümmern. Außerdem sind unsere Kapazitäten auch aus anderen Gründen begrenzt, so dass wir uns dazu entschieden haben, die Anzahl an Alumni-Plätzen auf 25 zu begrenzen. Die Anmeldung für Alumni ist ab sofort möglich und die Plätze werden nach der Reihenfolge der Anmeldung vergeben. Alumni brauchen darum kein Fachschafts-Token, sondern geben nur bei der persönlichen Anmeldung an, dass sie der „Universidad de los saccos veteres“ angehören.

Der Teilnehmerbeitrag beträgt 25€ pro Person, auch für Alumni und Gremienmitglieder. Dafür erhaltet ihr auf der Tagung Verpflegung, einen Schlafplatz, ein Tagungs-T-Shirt und eine Tagungstasche. Wer sich das Tagungs-T-Shirt schon einmal ansehen möchte, kann das hier tun – wer sich die Überraschung nicht verderben möchte, sollte um diesen Link einen Bogen machen 😉

Wenn sich eure Fachschaft die Übernahme von Reisekosten und Teilnehmerbeiträgen nicht leisten kann, besteht die Möglichkeit finanzielle Unterstützung beim ZaPF e.V., dem Trägerverein der ZaPF, zu beantragen. Dazu steht in Summe eine Fördermenge von 500€ zur Verfügung, von der pro Fachschaft bis zu 3 Teilnehmer gefördert werden können. Wichtig sind für den Antrag zwei Dinge: ihr müsst vorher versucht haben, eine Förderung bei einer anderen Stelle, z.B. dem AStA eurer Universität, zu erhalten. Außerdem muss der Antrag bis zum 05.10.2018 beim ZaPF e.V. eingegangen sein, damit ihr vor dem Ende der Anmeldefrist bescheid bekommen könnt ob ihr eine Unterstützung erhaltet.
Das Antragsformular und die Förderrichtlinien findet ihr auf der Homepage des Vereins:  https://zapfev.de/verein/dokumente/

Zusätzlich haben wir uns ein paar schöne (und evtl. nützliche) Dinge einfallen lassen, die ihr euch als Andenken kaufen könnt. Der genaue Preis wird am Ende von der Anzahl an Bestellungen abhängen, darum haben wir fürs erste einen Maximalpreis angegeben. Wichtig: wenn ihr die entsprechenden Felder in der Anmeldung auswählt, verpflichtet ihr euch zum Kauf.

Merchandise-Angebot:

• Hoodie (max. 30€/Stück): Im November kann es auch im Frankenland ganz schön kühl werden, darum bieten wir euch einen gemütlichen Hoodie zum Aufwärmen an. Das Motiv wird dasselbe wie das T-Shirt, die Farbe geben wir in Kürze hier bekannt.
• Strandtuch (max. 23€/Stück): Trotz allen Wetter-Eventualitäten sind wir im Herzen immer noch eine Sommer-ZaPF, die nur zufällig im Winter 18 stattfindet. Was gäbe es also passenderes als ein schickes 150x70cm Strandtuch für die nächste (Zeit-)Reise? Das Motiv wird eine Überraschung, ein bisschen Spannung muss ja auch bis zum Ende erhalten bleiben.
• Weinrömer (max. 12€/Stück) : Würzburg liegt in Weinfranken, und hier trinkt man (Überraschung) gerne viel davon. Und damit ihr das auch stilecht tun könnt, bekommt der Weinrömer (ein charakteristisches Weinglas, Größe 0,25l) für euch ein exklusives ZaPF-Motiv verpasst.

Strandtuch und Weinrömer werden wir aus Preisgründen erst ab einer Bestellgröße von 25 Stück anbieten können. Insbesondere beim Weinrömer gibt es aber einen hohen Festpreisanteil, bei größeren Stückzahlen fällt der Preis also schnell.

Zu guter Letzt könnt ihr zusätzliche Teilnehmershirts in eurer Größe für je 12€ erwerben, wenn ihr Angst habt, dass euch eins nicht reicht.

Den Teilnehmerbeitrag könnt ihr gerne bis eine Woche vor der ZaPF als Fachschaft gebündelt im Voraus bezahlen, die Kontodaten findet ihr in der Einladung. Merchandise bezahlt ihr in jedem Fall bar bei uns vor Ort.

Natürlich könnt ihr auch eure Maskottchen gerne mit auf unsere ZaPF nehmen, und natürlich bekommen sie auch ein Namensschild. Die Anmeldung für Maskottchen funktioniert über die Anmeldeseite eurer Uni, wo ihr auch eure Reihenfolge festlegen könnt.

Bei Fragen, Anregungen oder Unsinn erreicht ihr uns unter anmeldung[at]wuerzburg18.de oder via Telegram unter @wuerzburg18
Achtung: die Mailadresse auf der schriftlichen Einladung hat einen Schreibfehler und funktioniert nicht!