Helfer

Hallo du wunderbarer Mensch!

Du hast Interesse, die FS Physik bei der Durchführung der ZaPF tatkräftig zu unterstützen? Dann bist du hier genau richtig und erfährst alles, was du dazu wissen solltest.

Was ist ZaPF? Wann ist ZaPF? Wo ist ZaPF? Wer ist ZaPF?

Die ZaPF (Zusammenkunft aller Physikfachschaften), also die Bundesfachschaftentagung Physik, findet jedes Semester statt. Aus ganz Deutschland, Österreich und aus der Schweiz sind Studierendenvertreter*innen aller Physikfachschaften eingeladen. Auch unsere Fachschaft schickt seit Jahren Mitglieder zur ZaPF und profitiert von der Arbeit, die dort geleistet wird. An einem verlängerten Wochenende kann über Probleme, Vorschläge usw. mit anderen Fachschaften in AKs und Plenen diskutiert werden.  Dabei entstehen viele Resolutionen und Beschlüsse, die zum Beispiel an Kultusministerien und Unileitungen verschickt werden. Alles was auf ZaPF erarbeitet wird, wird anschließend auf dem ZaPF-Wiki veröffentlicht. Aber auch der Spaß soll nicht zu kurz kommen, immerhin dient die ZaPF als wichtiges Mittel zur Verknüpfung der Fachschaften untereinander. So gibt es ein vielseitiges Rahmenprogramm mit Exkursionen, Fachvorträgen, Kneipentouren und einer Party.
Unsere ZaPF hier in Würzburg wird vom 22.11. bis zum 25.11.18 stattfinden.

Wieso Würzburg? Wer in Würzburg?

Jedes Semester organisiert eine andere Fachschaft ehrenamtlich die ZaPF und lädt alle anderen Fachschaften an ihre Uni ein. Unsere Fachschaft ist in den letzten Jahren stark gewachsen und hat darum die Möglichkeit, die Organisation eines solchen Events zu stemmen. Außerdem ist die letzte ZaPF in Würzburg verdammt lange her (1990) und wir haben Bock drauf, dieses Projekt gemeinsam anzugehen.
Im Wintersemester 2016/17 bewarb sich die Würzburger Delegation in Dresden für die Winter-ZaPF 18/19, bekam den Zuschlag und bald ist es endlich soweit.
Da eine ZaPF ein großes Projekt darstellt, ist seitdem ein Orga-Team für die Planung zuständig, dies sind insbesondere:
Hauptorga: Andreas Drotloff, Tobias Müller, Wolfgang Bauer
Merchandise: Laura Weber
Verpflegung: Lukian Bottke
AK-Organisation: Maximilian Schneider
Party, Kneipentouren und Abendprogramm: Lukas Döhler
Exkursionen: Chantal Beck
Helferorganisation: Ben Steppert
Tagungsheft: Kaja Jurak
Wenn ihr diese wunderbaren Menschen (noch) nicht kennt, findet ihr hier Bilder von ihnen.

Was für Aufgaben gibt es?

Bei einer viertägigen Tagung mit ungefähr 200 Teilnehmer gibt es sehr viel zu tun; so viel, dass die Fachschaft alleine den Arbeitsaufwand nicht mehr ansatzweise stemmen kann. Daher brauchen wir eure Hilfe!
Als Helfer seid ihr überall dabei, sei es beim „Ewigen Frühstück“, um die ewig hungrigen Mäuler zu stopfen, als Mikrofonträger im Plenum, als Nachtwächter für Unterkünfte, als Begleiter von Exkursionen und Kneipentouren, für die AK-Versorgung , als Ansprechpartner im Tagungsbüro oder auch z.B. als Springer zur allgemeinen Unterstützung, falls mal irgendwo Not am Mann/Frau/Physika/Schaf/Ente ist. 
Die Liste ist praktisch unendlich lang und ohne euer Engagement werden wir sie nicht füllen können. Wie erfolgreich wir diese Tagung durchführen können, hängt folglich zu einem Großteil von euch ab. Eine vollständige Liste der Aufgaben, für die wir Helfer suchen, findet ihr hier:
Übersicht Aufgaben
Wichtig: Für keine der Aufgaben braucht ihr großartige Vorkenntnisse, außer vielleicht ein Bisschen gesunden Menschenverstand. Wir werden ausführliche Erklärungen schreiben, was ihr an welcher Stelle zu tun habt.

Was bekommt ihr dafür?

Leider sind wir nicht so reich wie die DPG und können euch daher auch nicht mit Unmengen an Geld beschmeißen. Trotzdem können wir euch ein wenig bieten (außer unserer ewigen Dankbarkeit natürlich). Zum einen bekommt jeder Helfer ein Helfershirt, damit man die Helfer auf der Tagung von den Teilnehmern unterscheiden kann. Das T-Shirt könnt ihr selbstverständlich nach der Tagung behalten. Außerdem bekommt ihr ausreichend Verpflegung während eurer Schichten und eine Einladung zur exklusiven Helferparty (Psst, die solltet ihr euch wirklich nicht entgehen lassen!).
Außerdem ist es eine schöne Gelegenheit andere Physikstudenten aus Würzburg, aber natürlich auch aus dem ganzen deutschprachigen Raum kennenzulernen. Auch wenn auf der ZaPF viel gearbeitet wird, so wird genauso viel Blödsinn angestellt und Freundschaften geschlossen.

Wer ist zuständig?

Für die Koordination der Helfer bin ich (Ben Steppert) zuständig. Für Fragen bzgl. der Helfertätigkeiten und Schichten könnt ihr mich jederzeit ansprechen. Ihr erreicht mich persönlich in der Fachschaft oder per Mail unter helfer@wuerzburg18.de
Bin ich aus irgendeinem Grund nicht erreichbar, könnt ihr natürlich immer andere Orga-Personen ansprechen oder einfach wen auch immer ihr gerade in der Fachschaft findet. Die können euch in den meisten Fällen genauso weiterhelfen oder zumindest weiterleiten.

Wo könnt ihr euch anmelden?

Wenn wir jetzt euer Interesse geweckt haben, könnt ihr euch in unserem Engelsystem (eine Plattform zur Koordination freiwilliger Helfer, die für den CCC geschrieben wurde) anmelden und dort für Schichten eintragen.
Falls ihr Interesse daran habt zu helfen, aber noch nicht so genau wisst wann ihr Zeit habt , könnt ihr mir Bescheid geben, ich merke euch dann vor und gebe regelmäßig per Rundmail alle noch unbesetzten Schichten durch.
Für manche Arbeitsbereiche bekommt ihr noch eine Einführung vor der Tagung, für andere wird es vor Ort eine Anleitung geben und manche sind einfach trivial. Alle Details zu den einzelnen Bereichen, insbesondere ein Termin für die Helfervorbesprechung, werden noch über Mail bekannt gegeben.

Wo könnt ihr euch für Schichten entragen?

Die Organisation der einzelnen Schichten erfolgt über das Engelsystem. Dieses erreicht ihr hier:
Engelsystem

Und hier noch mal die Übersicht über die Aufgaben, falls euch der Text oben zu lang war und ihr sie übersprungen habt 😉

Übersicht Aufgaben
Da das Engelsystem am Anfang vielleicht ein bisschen unintuitiv ist, gibt es hier ganz exklusiv und absolut einmalig das: How to Engelsystem
Falls ihr euch nicht mit dem Engelsystem auseinandersetzten wollt, übernehmen wir das Eintragen der Schichten gerne für euch. Auch für alle sonstige Fragen oder einen Crash-Curs Engelsystem steht euch die Orga (insbesondere mir) natürlich immer zur Verfügung.

How To: Engelsystem

Benutzt ihr den obigen Link, kommt ihr zu einer Seite auf der ihr euch anmelden, registrieren und die zur Verfügung stehenden Schichten ansehen könnt.
1) Registrierung
  • Klickt ihr auf den Link „Registrierung“ so kommt ihr auf eine Anmeldeseite auf der ihr euch einen Account anlegen könnt.
  • Alle Felder die mit einem dicken (!) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen von euch ausgefüllt werden.
  • Das Feld „Geplanter Ankunftstag“ ist für euch natürlich erstmal nicht von großer Bedeutung solltet ihr sowieso aus Würzburg kommen, aber wenn ihr z.B. nur am Wochenende Zeit habt, könnt ihr hier auch den Samstag angeben.
  • WICHTIG: Gebt eine E-Mail-Adresse an, bei der ihr auch tatsächlich ab und an reinschaut! Ihr braucht keine Angst zu haben dass ihr vollgespamt werdet, diese Adresse wird von uns wirklich nur zur Informationsweitergabe vor und während der Tagung benutzt werden.
  • Die Helfershirts werden in den Größen von Damen „XS“ bis „XL“ sowie Herren „S“ bis „3XL“ angeboten. Gebt hier einfach eure Größe an.
2) Anmeldung und Filtereinstellungen 
  •  Nun könnt ihr euch mit eurem neu angelegtem Account und eurem Passwort anmelden.
  •  Geht ihr auf den Reiter „Schichten“ so könnt ihr euch alle Schichten anzeigen lassen. Dabei müsst ihr auf die Filtereinstellungen achten. Wird bei euch zuerst nichts angezeigt, liegt es vermutlich am eingestellten Zeitraum oder den ausgewählten Räumen!
  •  Ansonsten könnt ihr die Schichten nach den verschiedenen Orten („Räume“) , Helferarten („Engeltypen“) und natürlich Zeiträumen filtern. Bei „Belegung“ könnt ihr die bereits belegten Schichten ein- oder ausblenden.
  • Falls ihr die Sprache ändern wollt, so könnt ihr das neben eurem Namen oben rechts tun. Dort könnt ihr unter „Einstellungen“ (surprise) auch weitere Einstellungen ändern. Außerdem könnt ihr euch dort ausloggen.
3) Schichten eintragen
  • Wenn ihr euch für eine Schicht eintragen wollt, könnt ihr das einfach selbständig tun. Achtet dabei aber darauf das die Schichten sich nicht überschneiden, da es nicht überall ein einheitliches Taktsystem gibt. Falls ihr sich überschneidende Schichten auswählt, wird das vom Engelsystem angezeigt. Genauso könnt ihr euch auch wieder austragen. Bitte überlegt euch aber schon vorher welche Schichten ihr wirklich machen wollt; das erleichtert unsere Planung enorm!
  • Gewisse Schichten benötigen besondere „Engeltypen“, wie zum Beispiel „Ortskenntnis“. Wenn ihr meint, dass diese auf euch zutreffen – und insbesondere, wenn euch jemand aus der Orga gesagt hat dass ihr sie ausfüllen sollt – könnt ihr diese in den Accounteinstellungen angeben. Sie werden aber in jedem Fall nochmal manuell von uns bestätigt.
4) Vor Ort
  • Ist es dann soweit meldet ihr euch einfach pünktlich (oder noch besser überpünktlich, wir arbeiten ohne akademische Viertelstunde) am angegebenen Ort. 
  • Je nach Arbeitsbereich wird es vorher noch eine Helfereinweisung gegeben haben, ansonsten ist die Orga während der Tagung durchgehend über das Orga-Büro erreichbar. Für viele Bereiche gibt es sowieso einen Unterbereichsleiter, wie z.B. Lux für die Verpflegung, die euch als direkter Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
  • In jedem Fall bekommt ihr alle Informationen zu den Schichten, für die ihr euch eingetragen habt, rechtzeitig per Mail.